Contact Accounts Payable Poland

Contact Accounts Payable – Poland

Cummins Supplier Portal – Invoice Process 

DBU Poland BC711

For Accounts Payable enquiries, including account statements, reminders and invoice payments.

Submit invoices, credit notes, and debit notes only to the NO-REPLY email address below for automated and timely processing for non-Poland to Poland documents.

Starting February 1, 2026, Poland will mandate electronic invoicing for all domestic Poland to Poland (P2P) transactions. Please review the following requirements to ensure compliance:

Key Changes

• Paper and PDF invoices will no longer be legally valid as VAT-compliant invoices.

• Purchase Order (PO) must be quoted – POs can be provided in either the header, invoice lines, or both using the following tags (sample PO included for reference only):

Header Tags: 

<cac:OrderReference>

<cbc:ID>12345678</cbc:ID>

</cac:OrderReference>

Line Tags:

<cac:OrderLineReference>

<cbc:LineID>12345678</cbc:LineID>

</cac:OrderLineReference>q

Submit a complete and accurate invoice 

To ensure timely processing, invoices must meet the following requirements, or they will be rejected and returned:

• Include the invoice/bill-to address

• Include the ship-to/delivery address (if different)

• Reference a valid Cummins purchase order number

• Ensure service description or part number match the purchase order, at line level

• Ensure units of measure (UOM) match the purchase order

• Credit notes must reference the original purchase order

• Invoices with negative lines will be rejected.  Issue a credit note for adjustments.

• Net amounts must be split by tax rate and tax exemptions

• Your VAT number or Tax I.D.

• Cummins VAT number or Tax I.D. 1060000062

Invoice processing time – Minimum processing time is 6 days. Please submit invoices promptly to ensure timely payment. Do not resubmit invoices; instead, address any rejections as instructed. For PO-related issues, contact the relevant buyer.

Rejected Invoices – If your invoice is rejected, you will receive an email with the invoice attached, detailing the reason for rejection and the corrective action required. The notification will be sent to the sender’s email address or the one listed in our supplier master data. 

Important - Only invoices, credit notes, and debit notes should be sent to the NO-REPLY email, [email protected]. Do not send shipping documents, purchase orders, delivery notes, statements, or other correspondence to this email address.

EXL, freight only invoices – Not applicable for DBU Poland

Invoices submitted via EDI – Not applicable for DBU Poland

Portal dla dostawców Cummins – proces fakturowania 

DBU Polska BC 711

W przypadku zapytań dotyczących zobowiązań, w tym wyciągów z konta, przypomnień i płatności za faktury.

Faktury, noty kredytowe i noty debetowe należy przesyłać wyłącznie na poniższy adres e-mail NIEODPOWIEDZI, aby umożliwić automatyczne i terminowe przetwarzanie.

Prześlij kompletną i dokładną fakturę 

Aby zapewnić terminowe przetwarzanie, faktury muszą spełniać następujące wymagania, w przeciwnym razie zostaną odrzucone i zwrócone:

• Uwzględnij adres faktury/rachunku

• Uwzględnij adres dostawy (jeśli jest inny)

• Odnieś się do prawidłowego numeru zamówienia Cummins

• Upewnij się, że opis usługi lub numer części są zgodne ze zleceniem zakupu na poziomie wiersza

• Upewnij się, że jednostki miary (UOM) są zgodne ze zleceniem zakupu

• Noty kredytowe muszą zawierać odniesienie do oryginalnego zamówienia zakupu

• Faktury z liniami ujemnymi zostaną odrzucone.  Wystawić notę kredytową w celu dokonania korekt.

• Kwoty netto muszą być podzielone według stawki podatkowej i zwolnień podatkowych

• Numer VAT lub numer identyfikacji podatkowej

• Numer VAT Cummins lub numer identyfikacji podatkowej 1060000062

Czas przetwarzania faktury – Minimalny czas przetwarzania wynosi 6 dni. Prosimy o niezwłoczne przesyłanie faktur, aby zapewnić terminowe płatności. Nie należy ponownie przesyłać faktur; zamiast tego należy reagować na wszelkie odrzucenia zgodnie z instrukcjami. W sprawach związanych z zamówieniem zakupu należy skontaktować się z odpowiednim nabywcą.

Odrzucone faktury – jeśli faktura zostanie odrzucona, otrzymasz wiadomość e-mail z załączoną fakturą, zawierającą powód odrzucenia i wymagane działania naprawcze. Powiadomienie zostanie wysłane na adres e-mail nadawcy lub adres podany w danych podstawowych dostawcy. 

Ważne – Na adres e-mail NIEODPOWIEDZI należy wysyłać wyłącznie faktury, noty kredytowe i noty debetowe, [email protected].Na ten adres e-mail nie należy wysyłać dokumentów wysyłkowych, zamówień, listów przewozowych, wyciągów ani innej korespondencji.

Faktury EXL, tylko frachtowe – nie dotyczy DBU Polska

Faktury przesyłane za pośrednictwem EDI – nie dotyczy DBU Polska